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電話代行サービス、一連の流れ

電話代行は、別名は電話秘書とも言われているサービスです。文字通り電話を代行する仕事なのですが、具体的にどのような行程で代理を行うサービスなのでしょうか。電話代行の詳細、そしてメリットとデメリットについて紹介します。

従来の企業は外部からかかってきた電話に対し、専用の窓口というものがあります。大きな企業であれば電話専用の受付を置くことができますが、個人事務所や小さな規模の会社である場合、専用の受付を置くと人件費がかかります。そのため個人事務所などは、ほんの数人の中の手の空いたもの、あるいは社長自らが電話に出ることになります。

しかし、個人事務所など小さい会社の場合、当然自分がしなければいけない仕事があるので、電話だけに対応するわけにはいきません。かといって忙しい中かかってくる電話に対しておろそかな態度を取るのはもってのほかです。そのような会社のニーズに応えるサービスが電話代行サービスなのです。

電話代行サービスの仕組みは、電話代行の専門会社と契約することから始まります。契約した会社は、自分の会社の電話番号が電話代行会社に登録されます。登録された時点で、外部の会社の人間がその番号にかけると電話代行会社に転送される仕組みになっています。

相手をするのは代行会社の受付担当で、かけてきた会社の方は用件を受付に伝えます。そして用件を聞いた受付は、その詳細を契約した会社に電話やメールで報告します。報告を聞いた契約会社は折り返し用件を電話してきた会社に連絡をする。これが一連の流れになります。

まるで受付嬢がいるみたいな会社に!

電話代行サービスを行うにあたって、会社側はさまざまなメリットがあります。
まずは、会社の信頼を得られることです。小さい会社や個人事務所の場合、少数経営のためひとりでいくつもの仕事を抱えることになります。

そのため電話がかかってきてもでる暇がなく、中には電話はいつも留守番電話、携帯にかけても不在であることが多い会社もあります。何度も電話しても電話に出たためしがないと会社としての信頼も失い、せっかくの仕事のチャンスも逃してしまう可能性があります。その点、電話代行サービスを導入していれば、いつ電話しても確実に代行会社の受付が対応してくれます。

そして小さい会社がひとり電話対応係の受付を置くと、決して安くない人件費がかかります。しかし電話代行は、ひとりに人件費を払うよりはるかに安くすませることができます。
また電話代行の受付は丁寧な対応をしてくれるので、まるで立派な企業の受付嬢のような感じを電話先に与え、会社としてのイメージも好印象となります。

メリットは多数、しかしデメリットも

電話代行は基本的に契約会社が折り返し電話をするという仕組みです。電話代行が最初に話を聞き、その用件を契約会社に電話やメールで伝えるというワンクッションがあります。このワンクッションのおかげで電話先の用件をしっかりと噛み砕いてから、用件を頭の中で整理して相手に連絡をすることができます。

その反面、ワンクッションあることでデメリットも発生します。直接相手と電話で話す、あるいは直接会って話せばすぐに理解できることでも、代行を挟んでやり取りをすると、間違った方向へ話がいく可能性もあります。同じ会社の人間が電話に出ていれば、すぐに上司に相談することもでき、上司も急な変更にも対応でき部下に指示をすることができます。

そのような即効性が効かないのが電話代行のデメリットと言えるでしょう。しかし、この場合のデメリットは電話代行サービスと契約した会社の資質によります。じっくり考慮してから相手先に折り返し連絡をするか、またはすぐに直接相手に連絡をして直接やり取りをするか、どちらが得意であるかで電話代行サービスを導入するかどうかが決まるでしょう。

代行会社によっては無料サービスもあり

電話代行会社の中には無料サービスを行っている会社もあります。会社によっては1カ月の無料プランを実施しているところもあり、導入しようか迷っている方におすすめです。
電話代行は導入することで人件費が浮き、しっかりとした会社のイメージが保てるサービスです。また確実に電話対応をしてもらえるなどメリットがいくつもあります。そんな電話代行は、おすすめのサービスです。